第一章 总 则

　　第一条 为加强审计局档案管理，更好地服务审计 各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《审计厅审 计档案保管期限规定》及有关法律法规，制定本制度。

　　第二条 审计档案工作是审计工作的重要组成部 分，是提高审计工作效率和质量的有效途径，反映审计 局发展历程的重要载体。

　　第三条 本制度所称档案是指局机关在审计监督或 审计调查活动中，以及行政管理过程中直接形成的，具有 保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第四条 局机关档案工作实行统一领导、分级管理 的原则，由局机关办公室负责集中统一管理，接受审计 厅和同级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

　　第二章 档案人员管理职责

　　第五条 局机关档案工作由分管办公室局领导分 管，办公室主任具体负责，办公室内设档案室，配备专职档案管理人员，负责局机关档案管理日常工作。档案 管理人员基本职责：

　　（一）贯彻执行国家关于档案工作的有关法律、法 规和地方档案行政管理部门制定的有关规章、规定、办法。

　　（二）组织、指导、监督局机关各科室审计文件材 料的立卷和归档工作。

　　（三）按照国家有关规定，做好审计档案的收集、 整理、保管、利用、编研、统计工作，为审计工作服务。

　　（四）定期对局机关库存审计档案进行鉴定，如期 移交应由同级档案馆保管的审计档案。

　　（五）加强审计档案信息化管理，采用计算机等现 代化管理技术编制适用的检索工具和参考材料，积极开 展审计档案的利用工作。

　　（六）办理领导交办的其他档案业务工作。

　　第六条 管理范围。凡属局机关各科室审计业务， 党、政、工、团、妇、人事工作活动中形成的各门类档 案，均由档案室统一管理。具体包括：

　　（一）审计档案，审计计划内、审计厅授权、市 政府等上级交办进入审计程序的项目审计或审计调 查档案。

　　（二）文书档案，党、政、工、团、妇、人事工作 及综合行政部门形成的；审计业务部门指导全市审计机 关工作的非项目审计的文件材料。

　　（三）会计档案，局机关财务、会计档案（包括报 表、账簿、凭证、工资表等）。

　　（四）基建档案，办公楼、综合楼建设项目、征地、 房产、办公用房租赁的文件材料、图纸等。

　　（五）设备档案，精密仪器、贵重设备购置的有关 报告、申购审批，订购合同等、运行测试及随机文件材料。

　　（六）声像档案，照片以及录音、录像、电子光盘 等磁性介质。

　　（七）实物档案，局机关荣誉证书、奖旗、奖状、 奖杯，纪念品、工艺品等反映工作成绩及对国内友好交 往的特殊载体的档案。

　　（八）科技档案，审计科研成果，职称评审委员会 评定的审计人员技术职称，高级审计师、审计师资格审 核审批材料。

　　第七条 档案保管。局机关应当按照国家有关规定 配置具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防 鼠、防虫功能的专用、坚固的审计档案库房。

　　 第八条 各科室兼职档案员岗位责任制。

　　 （一）认真执行《档案法》、《内蒙古档案工作条例》 及有关规定，努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

　　（二）实行“谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档” 的责任制度，完成本科室各类文件材料的收集、整理、 立卷归档工作，并移交电子档案目录。

　　（三）认真做好各类档案的分类、保管期限的划分、 编目等工作，保证案卷质量的规范标准，保证文件材料 的齐全、完整。 第三章 归 档

　　第九条 办公室和业务科室将工作活动中处理完 毕的具有保存价值的文件材料，按规定整理立卷后，定 期归档移交。

　　第十条 归档范围。

　　（一）结论类文件材料：上级机关（领导）对审计 项目形成的《审计要情》、《重要信息要目》等审计信息 批示的情况说明、审计报告、审计决定书、审计移送处 理书等结论类报告，及相关的审理意见书、审计业务会 议记录、纪要、被审计对象对审计报告的书面意见、审计组的书面说明等。

　　（二）证明类文件材料：被审计单位承诺书、审计 工作底稿汇总表、审计工作底稿及相应的审计取证单、 审计证据等。 （三）立项类文件材料：上级审计机关或者本级政 府的指令性文件、与审计事项有关的举报材料及领导批 示、调查了解记录、审计实施方案及相关材料、审计通 知书和授权审计通知书等。

　　（四）备查类文件材料：被审计单位整改情况、该 审计项目审计过程中产生的信息等不属于前三类的其 他文件材料。

　　第十一条 归档要求。

　　（一）审计文件材料归档工作实行审计组组长负责制。

　　（二）案卷内文件材料排列与编号要求：将组合好 的每一案卷的卷内文件材料，按照文件材料形成的规律 和特点，排列为有序的结构，并依次编写页号和件号，固定每份文件之间的位置，便于管理和利用。档案排列的要求： 1．同一份文件的正件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；文件批办单位在前，收文在后。 2．同一个问题的来文与复文，批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。

　　（三）审计文件材料按照结论类、证明类、立项类、 备查类四个单元进行排列，按审计项目立卷，不同审计 项目不得合并立卷。

　　（四）案卷内文件材料应编页号，在文件材料每一 页有文字、图表的正面右上角和背面左上角，用 2B 铅笔 在能够显示字迹处书写阿拉伯数字，空白页不编写页号。

　　（五）案卷封面、卷内目录、备考表各栏目，均应 逐一填写清楚，并牢固装订案卷，防止掉页、缺页，确 保案卷内在和外在质量。

　　（六）归档的声像档案，照片（连底片）和录音（像） 磁带应附有文字说明（包括发生时间、地点、内容、主 要领导、录制和摄影师姓名）。

　　第十二条 保管期限。审计档案的保管期限应当根据审计项目的金额、性 质、社会影响等因素划定为永久、定期两种，定期分为— 133 — 30 年、10 年。

　　（一）永久保管的档案。是指特别重大的审计事项、 列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计 领域等具有突出代表意义的审计事项档案。

　　（二）保管 30 年的档案，是指重要审计事项、查 考价值较大的档案。

　　(三)保管 10 年的档案，是指一般性审计事项的档 案。局机关业务部门应当负责划定审计档案的保管期 限。执行同一审计工作方案的审计项目档案，由局机关 负责组织的业务部门确定相同保管期限。审计档案的保 管期限自归档年度开始计算。

　　第十三条 归档时间。

　　（一）各科室上年度审结的项目审计文件材料和办 理完毕的行政文书，归档时间应在审计项目终结后的 5 个月内，不得迟于次年 3 月底前。

　　（二）基建类文件材料归档，应将工程建设项目同 步产生的文件材料、图纸，在工程竣工验收后 1 年内向 档案归档移交。 （三）会计档案由财务部门立卷并保存 1 年后向档 案室移交。

　　（四）设备档案应在器械、设备购置安装、调试、 正常运行工作 1 年后向档案室移交。

　　（五）声像档案应自形成后 1 个月内向档案室移交。

　　（六）实物档案可实时向档案室移交。

　　 第十四条 归档手续。业务科室将各类案卷向档案 室移交时，审计组组长确定的立卷人应当及时收集审计 项目的文件材料，在审计项目终结后按立卷方法和规则 进行归类整理，经业务部门负责人审核、档案人员检查 后，按照有关规定进行编目和装订，由审计业务部门向 档案室办理移交手续。审计机关统一组织多个下级审计 机关的审计组，共同实施一个审计项目，由审计机关负 责组织的业务部门确定文件材料归档工作。

　　第十五条 档案整理。档案室接收的档案，必须按 全宗内门类进行分类、排列、编制档号。即：先区分门类， 再按保管期限——年度——组织机构进行分类排列。并且 局机关编写全宗指南，反映全宗构成沿革、历史演变，全 宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍等情况。

　　第四章 档案的统计、鉴定和移交

　　第十六条 局机关档案统计工作是及时记录档案— 135 — 工作的基本情况，以提示档案管理现状和变化过程。

　　（一）建立机关档案登记工作，包括档案的移交（接 收）、销毁登记、借阅档案登记、档案利用效果登记、 档案检索工具登记等。

　　（二）建立档案管理台账，包括室藏档案、资料情 况统计、档案利用情况统计、档案用房、设备统计、档 案编研成果统计等。 （三）按乌海市档案局要求，做好年度登记和统计 工作。准确及时填写《各级直属机关、人民团体、事业 单位档案机构人员及档案工作情况统计年报》。

　　（四）要指定专人负责档案统计工作，实事求是地 反映本单位档案工作情况，为上级档案部门汇总提供可 靠依据。 第十七条 局机关应当按照有关规定成立鉴定小 组，小组由分管办公室局领导和业务科室成立，在局机 关办公室负责人的主持下定期对已超过保管期限的审 计档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

　　第十八条 档案移交。局机关应当将永久保管的、 市级以下审计机关应当将永久和 30 年保管的审计档案 在本机关保管 20 年后，定期向乌海市档案史志馆移交。

　　 第五章 档案的借阅利用

　　第十九条 局机关应当建立健全审计档案利用制 度。借阅审计档案，仅限定在局机关内部。局机关以外 的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出 具审计档案证明的，须经审计档案所属局机关分管领导 审批，重大审计事项的档案须经局机关主要领导审批。 借阅本科室档案应经本科室负责人同意，借阅非本科室 档案须经主办科室和办公室同意；借阅文书档案应经分 管办公室领导同意，严格按照文书管理规定范围查阅， 未经同意不得翻阅或复制卷内其它内容。借阅档案应按 规定认真填写《审计档案查（借）阅登记表》（附件 1） 注明档案利用目的，反馈利用效果。

　　第二十条 利用局档案室的档案，不得泄漏局机关 或被审计单位的国家秘密、商业秘密和工作秘密，不得 擅自向无关人员透露审计处理意见等相关内容，不得用 于审批范围以外的事项。

　　第二十一条 借阅档案应妥善保管，注意卷宗卫 生、确保安全，严禁拆卸、抽换、圈点、划线、折叠和 涂改、伪造。档案转借他人使用或保管不当发生问题， 追究借阅人责任。

　　 第二十二条 档案未经办公室领导同意，不得擅自复印；个人留用的复印件应加强管理，不得随意堆放或 丢弃，应在局机关安排文件化纸浆的时间统一销毁。

　　第二十三条 借阅档案严禁带回家或带往公共场 所和审计现场，因工作特殊需要携带档案载体外出的 （如参加上级机关优秀审计项目评比等），须经分管办公 室、局领导批准，严格采取档案信息保密防范措施，指派 专人护送或通过机要交通邮寄，以确保档案的安全。

　　第二十四条 档案借阅期限一般不超过 1 个月，如 有特殊情况需要延长的，应向办公室说明；归还时档案 工作人员应检查档案是否有破损、污染或卷内缺页遗失 等情况。对逾期不归还的借阅档案，档案工作人员要及 时催还。

　　第二十五条 借阅审计档案，原则上仅限在局机关 内部，局机关以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审 计档案的，须出具该单位的正式查询公函和本人的工作 证件，经局机关主办科室和办公室主要负责人审核后，报局领导批准。

　　第二十六条 局工作人员调离、辞职、离退休，应 及时清退个人所借档案，借阅档案未清退归还的，不予 办理调离手续。

　　第二十七条 密级档案（文件、资料）的借阅与 复制。 机关档案室保管的密级档案（文件、资料），仅限 在档案室内查阅，特殊情况借阅或复制密级档案（文件、 资料），应按照以下规定办理：

　　（一）绝密件、制发单位规定不准翻印的机密、秘 密件，不得自行复印；确因工作需要复印时，须经制发 机关批准。

　　（二）中共中央、国务院及其办公厅制发的机密、 秘密件，不得自行复印；确因工作需要复印时，须经有 翻印权的单位批准。 （三）自治区党委、政府、乌海市委、市政府及其 办公厅制发的机密、秘密件和自治区党委、政府、乌海 市委、市政府领导同志的涉密讲话记录，以及其他机密、 秘密档案（文件、资料），需要借阅或复印时，须分管 办公室领导批准。

　　（四）局机关形成的机密、秘密级档案（文件、资 料）借阅或复印时，须经利用者科室、主办科室和局办 公室负责人审核后报分管领导批准。

　　 （五）复印密级档案（文件、资料），应严格履行 审批、登记手续，复印件应标明密件出处（复印单位、 份数和日期），视同原件管理。

　　（六）复印国家密级档案（文件、资料），应在涉 密复印机上复印。接受复印的部门或个人应履行职守，验 明确有办理审批手续后均可复印，否则追究当事人责任； 严禁将密件拿到社会上营业性的非定点复印场所复印。

　　第六章 责任追究

　　第二十八条 局机关工作人员损毁、丢失、涂改、 伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，由任免机关 或监察机关依法对直接负责人员和负有责任的领导人 员给予行政处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究 刑事责任。档案行政管理部门可以对相关责任单位依法 给予行政处罚。